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Workwear-Einkauf klingt einfach: Größen wählen, Farben festlegen, Stückzahlen eintragen, abschicken.
Was soll da schon schiefgehen?
Eine Menge.
Was in der Theorie funktioniert, sorgt in der Praxis oft für Rückläufer, Unmut im Team und vollen Lagerbestand in den falschen Größen.
Und das liegt nicht am Hersteller oder an der Plattform. Sondern meist an der Vorbereitung.
Die gute Nachricht: Die größten Probleme lassen sich mit drei Fragen vermeiden:
Passt das Produkt zum Alltag meiner Mitarbeitenden?
Passt die Größe zur Realität – nicht nur zur Bestellung?
Passt der Ablauf zum Bedarf?
Wer sich das einmal sauber beantwortet, spart sich später jede Menge Nacharbeit. Und Nerven.
1. Keine Rücksprache mit dem Team
„Wir nehmen wie immer M, L und ein paar XL.“
Was wie Erfahrung klingt, ist oft Wunschdenken. Denn wenn nicht abgefragt wird, was wirklich gebraucht wird, landen die falschen Teile im Lager. Und die richtigen fehlen.
Ergebnis: Einzelteile werden getauscht, falsche Größen improvisiert, Bestände unbrauchbar.
Besser:
- Vor der Bestellung kurz Rücksprache halten
- Veränderungen im Team berücksichtigen
- Bei Neueinstellungen: erst anprobieren, dann bestellen
2. Keine Anprobe = hohe Rücklaufquote
Wenn Kleidung bestellt wird wie Streuartikel, passiert genau das: Sie wird auch so behandelt.
Aber Workwear ist keine Mütze vom Messestand. Sie wird täglich getragen. Und sollte daher auch vorher getestet werden.
Was oft schiefläuft:
- Größen werden geschätzt
- Passformen nicht berücksichtigt
- Rückgabe ist vorprogrammiert
Was hilft:
- Größenlauf im Vorfeld organisieren
- Musterteile bereitstellen
- Mitarbeitende selbst anprobieren lassen
- Alles dokumentieren – dann passt’s auch bei der Nachbestellung
3. Kein Überblick über Artikel, Verfügbarkeit und Nachbestellung
Du findest endlich die passende Jacke.
Passt, sitzt, sieht gut aus.
Ein Jahr später willst du nachbestellen – und der Artikel ist raus.
Was jetzt?
- Entweder improvisieren
- Oder alle neu ausstatten
- Oder mit einem uneinheitlichen Team auftreten
Besser:
- Vor Bestellung klären, ob der Artikel langfristig verfügbar ist
- Hersteller wählen, die Serien verlässlich anbieten
- Dokumentieren, was bestellt wurde (inkl. Artikelnummer, Farbe, Lieferant)
Gute Beispiele dafür findest du bei PUMA Workwear, wo viele Teile über längere Zeiträume verfügbar bleiben; auch in großen Größen und mit Option zur Nachveredelung.
4. Keine klare Zuständigkeit
„Wer hat das bestellt?“
„Welche Größe hatte Kevin nochmal?“
„Warum haben wir acht Jacken in 4XL?“
Willkommen im Workwear-Chaos.
Wenn niemand so richtig zuständig ist, passiert genau das:
- Verwechslung
- Doppelbestellungen
- Überlagerung im Lager
Lösung:
- Eine verantwortliche Person oder ein kleines internes Team
- Eine zentrale Liste (Excel reicht oft) mit Größen, Artikeln und Rückmeldungen
- Klare Prozesse für Bestellung, Rückgabe und Verteilung
5. Veredelung zu früh oder zu spät gedacht
„Wir wollten eigentlich noch ein Logo drauf.“
Entweder wird zu früh veredelt, und dann kann nichts mehr zurückgegeben werden.
Oder zu spät, und dann läuft das Team wochenlang in Blanko-Kleidung herum.
Faustregel:
- Erst ausprobieren
- Dann veredeln
- Und nur die Teile, die bleiben
Fazit
Die meisten Rückläufer, Umtauschaktionen und Restposten sind kein Schicksal.
Sie sind hausgemacht.
Wer ein bisschen Struktur reinbringt, spart sich nicht nur Geld, sondern auch viele interne Diskussionen.
Und sorgt am Ende dafür, dass die Kleidung da ankommt, wo sie hingehört: im Einsatz. Nicht im Rücksende-Karton.